L'acheteur tient à la disposition de l'autorité compétente de l'État membre pendant au moins trois ans à compter de la fin de l'année d'élaboration des documents, la comptabilité "matière" par période de douze mois indiquant le nom et l'adresse de chaque producteur, les données visées à l'article 8, paragraphe 2, établies par mois ou par période de quatre semaines pour les quantités livrées et annuellement pour les autres données, ainsi que les documents commerciaux, la correspondance et les autres informations prévues au règlement (CEE) n° 4045/89 du Conseil(5), permettant la vérification de la comptabilité "matière".
Odkupovalec za pristojni organ države članice najmanj tri leta po koncu leta, v katerem se dokumenti pripravijo, hrani evidence zalog za vsako 12-mesečno obdobje z imenom in naslovom vsakega proizvajalca in podatki iz člena 8(2), ki se vnesejo mesečno ali vsake štiri tedne v primeru oddanih količin in letno v primeru drugih podatkov, ter trgovske dokumente, korespondenco in druge informacije iz Uredbe Sveta (EGS) št. 4045/89 [5], ki omogočajo preverjanje takšnih evidenc zalog.