Le istituzioni, secondo il principio di buona amministrazione, rispondono a tutte le domande entro un termine ragionevole e comunicano in proposito alle persone interessate qualsiasi informazione necessaria per far valere i diritti loro conferiti dal presente regolamento.

Tutti coloro che hanno diritto ad essere sentiti devono, nel proprio interesse e nell'interesse di una buona amministrazione, presentare le proprie osservazioni per iscritto, fatto salvo il loro diritto di chiedere eventualmente un'integrazione del procedimento scritto con un'audizione ufficiale.

A tale scopo, il direttore esecutivo dovrebbe elaborare il programma di lavoro dell'Agenzia, previa consultazione della Commissione e del gruppo permanente di parti interessate, e adottare tutte le misure necessarie per assicurare la buona esecuzione del programma di lavoro dell'Agenzia, predisporre ogni anno un progetto di relazione generale da presentare al consiglio di amministrazione, fornire un progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese dell'Agenzia e dare esecuzione al bilancio.